Электронный документооборот
Что такое электронный документооборот и как он работает?
ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде без заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
Принципы работы электронного документооборота и основные понятия
Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.
Как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями
Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление, УПД или счет.
Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.
Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Основы электронного документооборота
Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:
Скорость работы технической поддержки клиентов;
Готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
Дополнительные возможности интеграции;
Наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО.
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО.
Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:
Уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
Гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
Следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
Делает проверку подлинности электронных подписей.
Как перейти на электронный документооборот
Составьте цепочку документооборота
Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.
Получите электронную подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
Выберите оператора ЭДО
Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных.
Подключите контрагентов
Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно начать обмен электронными документами.
Ваш город: Москва?